W swoim piśmie do Wojewódzkich Inspektorów Nadzoru Budowlanego z dnia 9 lipca 2009 r. Główny Inspektor pisze:
„W związku z informacjami o uchybieniach popełnianych przez właścicieli i zarządców obiektów budowlanych w zakresie prowadzenia książki obiektu budowlanego, zwracam się z uprzejmą prośba o przypomnienie powiatowym inspektorom nadzoru budowlanego o konieczności bezwzględnego egzekwowania obowiązków związanych z prowadzeniem tego dokumentu.
Chciałbym przy tym podkreślić, że właściwie prowadzona książka obiektu budowlanego jest obowiązkiem spoczywającym na właścicielu bądź zarządcy (zob. art. 64 ust.1 ustawy z dnia 1994 r./Dz. U. z 2006 r. Nr 156. poz.118 z późn. zm./). Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie ksiązki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120. poz.1134) określającym wzór książki obiektu budowlanego i sposób jej prowadzenia, książka powinna być założona w dniu przekazania obiektu budowlanego do użytkowania i systematycznie prowadzona przez okres jego użytkowania. Wypełnianie tego obowiązku, a więc prowadzenie książki zgodnie z jej przeznaczeniem tj. dokonywanie zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego,remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego, niewątpliwie świadczy o prawidłowym zarządzaniu obiektem budowlanym, co przekłada się na jego utrzymanie we właściwym stanie technicznym.
Natomiast nieprawidłowości związane z prowadzeniem książek obiektu budowlanego są w dużej mierze konsekwencją zaniedbań właścicieli i zarządców obiektów budowlanych, co uwidacznia się np. w niewykonywaniu w obiekcie budowlanym okresowych kontroli stanu technicznego czy prowadzeniu w obiekcie budowlanym nielegalnych robót budowlanych. Takie zachowania są niedopuszczalne w świetle obowiązków, które nakładają na właścicieli i zarządców przepisy ustawy - Prawo budowlane.
Zatem w trosce o bezpieczeństwo użytkowanych obiektów budowlanych organy nadzoru budowlanego szczebla podstawowego mają obowiązek kontrolować sposób prowadzenia książek obiektu budowlanego przez właścicieli i zarządców. Niespełnienie obowiązku prowadzenia książki jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny (art. 93 pkt 9 ustawy – Prawo budowlane). Przypominam przy tym, że zgodnie z art. 81 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy – Prawo budowlane, do podstawowych obowiązków organów nadzoru budowlanego należy nadzór i kontrola nad przestrzeganiem przepisów prawa budowlanego, a w szczególności warunków bezpieczeństwa ludzi i mienia przy utrzymywaniu obiektów budowlanych. Oznacza to, że organy nadzoru budowlanego zostały zobligowane przez ustawodawcę do kontroli użytkowanych obiektów budowlanych i dotyczącej tych obiektów dokumentacji. Jakiekolwiek zaniedbania w tym zakresie ze strony organów nadzoru budowlanego mogą negatywnie wpłynąć na bezpieczne użytkowanie obiektów budowlanych.”

Przytoczenie na wstępie elementów pisma Głównego inspektora Nadzoru Budowlanego skierowanego do Wojewódzkich Inspektorów Nadzoru Budowlanego jednoznacznie wskazuje jak ważnym dokumentem w procesie gospodarki obiektem budowlanym jest ksiązka obiektu budowlanego.

Nie zawsze, bowiem sobie zdajemy sprawę z faktu, że to w obiekcie budowlanym spędzamy większość naszego życia. To m.in.., jakość obiektu budowlanego i jakość zarządzania nim ma bezpośredni wypływ, na jakość naszego życia.

W Polsce -według mego szacunku - aktualnie jest około 700 tys. obiektów kubaturowych, będących budynkami, których powierzchnia użytkowa jest większa niż 300 m2. Z tego obiekty będące budynkami jednorodzinni - o podanej powierzchni - to nie więcej niż 5 %. Wobec tego tylko dla obiektów budowlanych kubaturowych będących budynkami powinno być prowadzonych, około 665 tys. książek obiektów.

Z uwagi na to, że prowadzenie książki obiektu budowlanego obowiązuje również innego rodzaju obiekty budowlane będące obiektami kubaturowymi, ale nie będące budynkami (np. silosy, zbiorniki) oraz te, które nie są obiektami kubaturowymi – pomijając tu książki drogowa lub ksiązki obiektów mostowych, jeżeli są prowadzone na postawie przepisów o drogach publicznych (zob. art. 64 ustawy Prawo budowlane), - tzw. obiekty inżynieryjne, to ogólna liczbę książek budowlanych, które powinny być aktualnie prowadzone szacuje się na około jednego miliona

W mojej ocenie, jak 40 % obiektów z wyżej wymienionej liczby jednego miliona posiada ksiązki obiektu to była by to ocena dostateczna i zarazem bardzo optymistyczna.

Posiadanie ksiązki obiektu z prawidłowym jej prowadzeniem nie jest równoznaczne. Wyrażam przekonanie, że nie więcej jak 10 % książek obiektów jest prowadzonych prawidłowo tj. zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Stawiam sobie pytanie, dlaczego tak jest. Przyczyn jest kilka. I tak:

- podstawowa przyczyna to brak przestrzegania prawa przez właścicieli lub ich reprezentujących zarządców oraz przez tych, którzy mają pilnować, aby prawo było przestrzegane.

- drugi istotny powód, to liczebność licencjonowanych zarządców, których aktualnie jest ok. 30 tys. Jest ich zbyt mało na ten milion obiektów. Być może przy liczbie, co najmniej trzykrotnie większej, jakość zarządzania obiektami – będącymi bardzo ważnym elementem trwałego majątek narodowego - była by lepsza a, co za tym idzie i ksiązki obiektów były by lepiej prowadzone. Aby tak się stało, jakość przygotowania i doskonalenia zawodowego zarządców musi ulec radykalnej zmianie mając na uwadze, że tylko około 15% z nich posiada przygotowanie techniczne,

- trzecia sprawa, to problem finansowania kosztów utrzymania obiektu budowlanego w należytej sprawności technicznej. Gloryfikacja inwestycji nowych kosztem ograniczania środków finansowych potrzebnych na odnowę posiadanych obiektów budowlanych prowadzi to szybkiej dekapitalizacji a tego faktu nikt w dokumencie takim, jakim jest ksiązka obiektu budowlanego niech dokumentować.

- czwarta przyczyna, to fakt, że obiekty budowlane są najbardziej liczną obszarem placów budów, w tym budów w tak zwanej „szarej strefie”. Ich organizatorzy tzn. zarządcy fakt ten argumentuję, że jest to taniej. Oczywiście zjawiska wykonywania prac remontowych itp. nie rejestruje się w książce obiektu ponieważ, kto by tworzył dowodu wykroczeń przeciwko sobie.

Ja sam sobie zadaję wiele razy pytanie, czym w końcu, jest ta ksiązka obiektu budowlanego. Znajomość jej treści oraz wielokrotne uczestnictwo w ocenie książek obiektów budowlanych pozwala mnie nazwać ją zbiorem podstawowych procedur zarządczych, których wykonanie jest gwarancją dobrego gospodarowania obiektem budowlanym. Po zapoznaniu się z treścią książki obiektu można powiedzieć - z dużą dokładnością - czy obiekt jest dobrze czy źle zarządzany oraz dobrze czy źle eksploatowany. Potwierdzeniem braku należytego zainteresowania problematyka eksploatacji czy inaczej użytkowania obiektu budowlanego, jest brak jednoznacznej definicji tego problemu np. w prawie budowlanym czy też ustawie o gospodarce nieruchomościami. To, co można utożsamiać z problematyką eksploatacji obiektu budowlanego ma w ujęciu encyklopedycznym treść następującą:

- „wykorzystywanie czegoś w sposób racjonalny”, -„całość operacji, których celem jest użytkowanie dobra materialnego”, - „element działu teorii odnowy”.

Jestem za tym ostatnim określeniem, ponieważ w działalności eksploatacyjnej obiektu budowlanego muszą być gromadzone m.in. fundusze i wiedza na odnowę i rozwój tego obiektu w przyszłości. Rozwinięciem prezentowanego podejścia do problematyki eksploatacji obiektu budowlanego, jest stanowisko Eugeniusza Olearczuka, jakie przedstawia w swojej publikacji „Idea i zasady dobrej praktyki eksploatacyjnej„ opublikowanej przez Polskie Naukowo-Techniczne Towarzystwo Eksploatacyjne, Warszawa 2007 r. Pisze On, że:... „eksploatacja określona normatywnie” jest to: „zespół wszystkich działań technicznych i organizacyjnych mających na celu umożliwienie wypełnienia przez obiekt wymaganych funkcji, włącznie z koniecznością dostosowania do zmian warunków zewnętrznych (wywołanych przez użytkowników i środowisko).

W praktyce mówimy, że eksploatacja obejmuje użytkowanie i obsługiwanie (utrzymywanie) nieruchomości (łącznie lub z wydzieleniem zasilania info- materialnego, logistyki)” To m.in. z badania i oceny prowadzenia książki obiektu budowlanego możemy określić, jakość eksploatacji i stwierdzić czy jest ona dobra czy zła.

Jak pisze wyżej cytowany Eugeniusz Olearczyk, jest ona prowadzona?:

„Dobrze, gdy:

• podejmowane działania eksploatacyjne są racjonalne i uczciwie skalkulowane,
• ryzyko i koszty eksploatacji są niskie,
• marnotrawstwo i patologie eksploatacyjne są zminimalizowane, • opinie lokatorów są zgodne w pozytywnej ocenie skuteczności utrzymania stanu nieruchomości i przyjaznej obsłudze administracyjnej użytkowników. Z kolei eksploatacja jest prowadzona źle, gdy:
• stan estetyczny i techniczny nieruchomości ulega widocznemu pogarszania,
• podejmowane działania są niewystarczające lub spóźnione,
• niedogodności związane z licznymi awariami nękają lokatorów,
• negatywna opinia użytkowników o sposobie eksploatacji nieruchomości i wysokości czynszu/najmu jest powszechna.”. .

Powszechnie wiadomo, że, przeciętnie w Polsce, w kosztach eksploatacji obiektu budowlanego ewidencjonowane nakłady całkowite na utrzymanie jego stanu technicznego nie przekraczają 5% łącznie z amortyzacją. Uznaje się, więc, że jest to problem drugorzędny. Za czynniki decydujące przyjmuje się płace i wydatki energetyczne, które dominują w budżecie, spychając problem nakładów na utrzymanie stanu technicznego i kwestię, jakości technicznej obiektu na plan dalszy. Tymczasem, jeśli w pierwszych 20 latach trwania obiektu budowlanego następuje jego zużycie techniczne w ok. 30% to po dalszych 20 latach obiekt budowlany – przy braku odnowy technicznej – w 100% zatraca techniczne bezpieczeństwo eksploatacji.
Jest to oczywiście pewne uproszczenie, ale skutkiem takiego podejścia jest obecny stan większości m.in. komunalnych obiektów mieszkaniowych czy wiaduktów i mostów w Polsce. Można, zatem pokusić się o stwierdzenie, iż niedoceniając wagi eksploatacji obiektów budowlanych, w tym prawidłowego prowadzenia ich książek obiektów, doprowadzono do fatalnego stanu większość z nich; dotyczy to m.in. zarówno budownictwa wielorodzinnego, użyteczności publicznej oraz infrastruktury technicznej.

Jest interesującym spostrzeżeniem, dlaczego potrzeba sporządzania dokumentacji eksploatacyjnej jest powszechnie obowiązująca np. dla samochodów, pralek, lodówek itd. a nie dla obiektów budowlanych. Mamy, co prawda obowiązek sporządzania dokumentacji eksploatacyjnej obligatoryjnie, tylko w przypadku obiektów budowlanych realizowany w oparciu o ustawę Prawo Zamówień Publicznych. To w oparciu o tę ustawę jest wydane rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz.U.04.202.2072). Stawiam pytanie, czy nie warto tę zasadę upowszechnić do wszystkich nowo projektowanych i realizowanych obiektów budowlanych w drodze stosownej zmiany w ustawie Prawo Budowlane. Być może wtedy projektujący obiekt budowlany myślałby również o tym jak powinna przebiegać eksploatacja jego dzieła, natomiast właściciel będzie znał prawidłowe zasady jego prawidłowej eksploatacji. Dlaczego ww. zasadę powszechnie stosujemy np. do samochodów czy sprzętu AGD a nie stosujemy jej do obiektów budowlanych?.

Bardzo istotnym w procesie eksploatacji obiektu budowlanego są jego okresowe kontrole w tym szczególnie kontrola, co pięć lat. Z praktyki wynika, że z dobrze przygotowanej i przeprowadzonej kontroli stanu technicznego obiektu zarządzający otrzymuje obiektywny obraz jego aktualnego stanu technicznego oraz istotne informacje dotyczące konserwacji, remontów i modernizacji.

Ponadto zespół prowadzący kontrolę obiektu, co pięć lat określa warunki, na jakich obiekt może być dopuszczony do dalszej eksploatacji – użytkowania. Jest to szczególnie ważny dokument dla właściciela obiektu i jego zarządcy. Dlatego bardzo ważne jest by kontrole były dostatecznie szczegółowe oraz – zwłaszcza w przypadku większej liczby obiektów – stanowiły zbiór informacji porównywalnych.