Najprostszą formą, a zarazem częścią zarządzania nieruchomością, jest zarządzanie operacyjne, krótkoterminowe, rozumiane jako administrowanie obiektem, a znane każdemu: lokatorom mieszkań w zasobach komunalnych, spółdzielczych i prywatnych, a także właścicielom nieruchomości. Obowiązki administratora sprowadzają się do żmudnej pracy na co dzień, a celem nadrzędnym jest utrzymanie obiektu w odpowiednim stanie, czyli zgodnie z wymogami określonymi w odpowiednich przepisach, oraz realizacja zadań wynikających z umowy pomiędzy właścicielem obiektu a najemcami lokali.

W praktyce polega to na wykonywaniu (bezpośrednio i pośrednio) takich czynności, jak np. konserwacja urządzeń technicznych (np. okresowe przeglądy wind), bieżące naprawy (np. domofon, zamek w drzwiach wejściowych), remonty (np. naprawa ubytków w stopniach schodów), rozliczanie kosztów eksploatacji (np. wywóz śmieci, ubezpieczenie, podatki). Wbrew pozorom nie zawsze jest to łatwe zadanie, ponieważ na realizację wszystkich potrzeb zazwyczaj nie wystarcza pieniędzy – zwłaszcza w obiektach starszych lub zaniedbanych albo upatrzonych przez wandali. Tymczasem na właścicielu obiektu ciążą ustawowo określone obowiązki, obciążone odpowiedzialnością karną. (Nie tylko niesprawna winda, ale nawet zniszczona poręcz może być przyczyną wypadku).

Druga część obowiązków administratora także wymaga profesjonalizmu. O tym, jak trudno zapewnić bieżące ściąganie czynszu, świadczy przykład Gdańska, gdzie zaległe czynsze od lokatorów mieszkań w zasobach komunalnych osiągnęły astronomiczną kwotę około 90 mln zł, a nie są wyjątkiem lokatorzy, którzy już od kilku lat mieszkają za darmo, czyli praktycznie kosztem osób rzetelnie wywiązujących się ze swoich zobowiązań finansowych.

Sprawne administrowanie obiektem powinno zapewnić przynajmniej jedno: utrzymanie obiektu w takim stanie (technicznym i finansowym), aby jego wartość rynkowa (jako kapitału właściciela) nie ulegała obniżeniu. Nie można jednak oczekiwać, że administrator zajmie się powierzonym mu obiektem jak inwestycją i doprowadzi do wzrostu jej wartości. Aby właściciel nieruchomości mógł zrealizować taki cel, niezbędny jest wyższy poziom zarządzania nieruchomościami (a w warunkach rynkowych – poziom absolutnie niezbędny). Jest to zarządzanie strategiczne realizowane jako proces długoterminowy. Do najważniejszych zadań, jakie właściciel może powierzyć zarządcy, należy doradztwo w zakresie możliwości podwyższenia wartości obiektu. Możliwości jest wiele, m.in.: racjonalizacja kosztów; modernizacje i rozbudowy; uwzględnienie zmian w skali makro i mikro – na rynku nieruchomości i w otoczeniu obiektu; optymalizacja najmu – np. przeznaczenie lokali mieszkalnych na parterze na lokale użytkowe, pozyskanie najemców prestiżowych, a nie tylko wypłacalnych.

W przypadku nieruchomości, która stanowi majątek trwały firmy, sytuacja jest jeszcze bardziej złożona. Konieczne jest uzyskanie – z uwzględnieniem aktualnej sytuacji firmy i trendów na rynku – odpowiedzi na takie pytania, jak:

Czy warto sprzedać obiekt, a status właściciela zamienić np. na pozycję najemcy?
Jak zagospodarować powierzchnię, która nie cieszy się zainteresowaniem najemców?
Czy nakłady na rozbudowę obiektu umożliwią osiągnięcie zysku w oczekiwanym terminie?
Jak racjonalnie zagospodarować powierzchnię wspólną, aby obniżyć koszty eksploatacji?
Zarządca potrafi spojrzeć na nieruchomość jak na pozycję w bilansie firmy.

Odpowiedni punkt wyjścia – z pozycji właściciela obiektu – to wybór profesjonalnego zarządcy. Ostatnio na polskim rynku dynamicznie rozwija się sektor usług w tym zakresie, zwłaszcza w odniesieniu do obiektów biurowych, ale również budynków z wieloma mieszkaniami i lokalami użytkowymi. Profesjonalne zarządzanie kosztuje, chociaż warto zauważyć, że w ramach lokalnego rynku ceny są wyrównane (np. podobne w całym Krakowie, ale nawet mocno zróżnicowane w przypadku różnych miast). Jednak w każdym przypadku jest to wydatek opłacalny dla właściciela nieruchomości. Zakres obowiązków zarządcy jest tak szeroki, że wymaga specjalistycznej wiedzy z różnych dziedzin oraz bieżącej orientacji w zagadnieniach związanych z rynkiem nieruchomości i to zdecydowanie uzasadnia takie podejście do problemu.

Co zyskuje właściciel nieruchomości, współpracując z profesjonalnym zarządcą? W przypadku gotowego obiektu przede wszystkim optymalizację kosztów zarządzania nim. Profesjonalny zarządca dysponuje równie profesjonalnymi narzędziami do realizacji powierzonych mu zadań. Przykładem mogą być specjalistyczne programy komputerowe, które ułatwiają procesy administrowania nieruchomością, jak też realizację strategicznych planów zarządzania.