W ostatnich latach coraz częściej można spotkać personalizowane książeczki mieszkaniowe zawierające „wirtualny numer rachunku bankowego” co to jest i czemu to służy?

Wprowadzenie kont wirtualnych znacząco usprawnia przepływ informacji pomiędzy bankiem a zarządcą i pozwala na bardzo szybką i bezbłędną identyfikację wpłat. Numer rachunku bankowego, który jest wydrukowany w książeczce mieszkaniowej to ciąg cyfr zawierających informacje pozwalające identyfikować:

• wspólnotę, na której konto ma wpłynąć wpłata,
• tytuł płatności – fundusz eksploatacyjny lub remontowy,
• lokal mieszkalny za który wpłacany jest czynsz.

Przykładowy numer rachunku z książeczki mieszkaniowej:

21137011254106160006160001

Dwie pierwsze cyfry – 21 – są to cyfry kontrolne służące weryfikacji poprawności wpisania pozostałych cyfr w numerze rachunku.

Następne osiem cyfr – 13701125 – są to cyfry oznaczające Centrum Rozliczeniowe Banku, dzięki tym cyfrom pieniądze wpłacone w innym banku, na poczcie lub przez internet trafiają do Banku w którym wspólnota posiada rachunek.

Kolejne trzy cyfry – 410 – oznaczają zarządcę nieruchomości obsługującego daną wspólnotę i pozwalają bankowi przygotować elektroniczny raport dnia ze wszystkich wpłat dokonywanych przez członków tej wspólnoty

Następne trzy cyfry – 616 – identyfikują konkretną wspólnotę mieszkaniową, w naszym przykładzie 616 oznacza Wspólnotę Chopina 16a.

Kolejna jedna cyfra – np. 0 – oznacza, że wpłata dotyczy funduszu eksploatacyjnego (zaliczka A). Proszę zwrócić uwagę, że w książeczce funduszu remontowego (zaliczka B) w tym samym miejscu może znaleźć się cyfra 2

To dzięki opisanemu powyżej ciągowi cyfr bank potrafi przypisać wpłatę na rzeczywiste konto wspólnoty.

W systemie informatycznym Banku jest ustawiony następujący algorytm:

jeżeli mamy ciąg cyfr 2113701125410616 to wpływające kwoty trafiają na rzeczywiste konto wspólnoty 13137011091001000389020001 prowadzone w oddziale banku

Ostatnich dziewięć cyfr, np. – 006160001 – identyfikuje konkretny lokal w Państwa budynku. Opisane rozwiązanie oznacza, że każdy właściciel lokalu dysponuje własnym indywidualnym (wirtualnym)  numerem rachunku bankowego, który pozwala księgować wpłacane kwoty na właściwe rachunki bankowe wspólnot mieszkaniowych.

Dodatkowo system pozwala identyfikować i automatycznie księgować w systemie informatycznym zarządcy Państwa wpłaty, co znacznie przyspiesza przepływ informacji. System wirtualnych rachunków (masowych płatności) współpracuje ze wszystkimi typowymi programami księgowymi używanymi przez zarządców i znacznie przyspiesza księgowania oraz eliminuje błędy.

Prosimy zwrócić uwagę, że rachunki wirualne są przypisane do lokali mieszkalnych, zatem sprzedaż mieszkania lub jego wynajęcie nie wymaga zmiany książeczki mieszkaniowej. Nazwisko wydrukowane na książeczce mieszkaniowej nie ma znaczenia dla systemu informatycznego banku

W obecnym systemie identyfikacji i rozliczania wpłat czynszów nie ma możliwości pożyczenia książeczki czynszów „od sąsiada”. W przypadku zagubienia książeczki należy zgłosić ten fakt do zarządcy celem wydrukowania nowej książeczki opłat czynszowych (zaliczek).

W przypadku rezygnacji z obsługi wspólnoty przez  dotychczasowego zarządcę należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie obsługujący wspólnotę bank w formie pisemnej oraz niezwłocznie zebrać niewykorzystane odcinki z książeczek mieszkaniowych używanych przez członków wspólnoty. Dodatkowo należy poinformować członków wspólnoty o konieczności dokonania zmian w zleceniach stałych dotyczących wpłat czynszów. Bank jeszcze przez 30 – 90  dni od zakończenia współpracy Wspólnoty z dotychczasowym Zarządcą będzie przesyłał pieniądze wpłacane na rachunki wirtualne, na wskazane przez Wspólnotę konto. Po tym okresie Bank będzie zwracał pieniądze do nadawców.

Zasadą jest, że bank świadczący tego typu usługę nie zbiera, nie przetwarza informacji o właścicielach lokali i nie dysponuje bazą danych, która może identyfikować imię i nazwisko właściciela lokalu na podstawie numeru lokalu zawartego n numerze wirtualnego numeru rachunku bankowego.

Opisany przykład kodowania informacji dotyczy Banku BISE i w innych bankach może wyglądać nieco inaczej.

Paweł Ołubek