Szczególnie wymagający są ludzie w nowych blokach, ponieważ są to zazwyczaj ludzie młodzi, którzy traktują swoje mieszkania jako kapitał. Osoby te są przyzwyczajone do wysokich standardów życia. Aktywnie komunikują się za pomocą Internetu. Zarządcy i administratorzy nieruchomości ze względu na rosnącą konkurencję stawiają sobie nawzajem coraz wyżej poprzeczkę w zakresie standardów świadczonych usług.  Wiarygodność zarządcy znacząco wzrasta, gdy jego klienci są na bieżąco informowani, a zwłaszcza w sferze finansowej. W związku z tym, coraz więcej profesjonalnych firm zajmujących się zarządzaniem i administrowaniem nieruchomościami inwestuje w systemy zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi z funkcją dostępu on-line.

Zarządzanie i administrowanie budynków to nie tylko usuwanie awarii i sprzątanie, ale także rozliczenia. Kluczowym zadaniem zarządcy budynku jest prowadzenie rozliczeń finansowych wspólnoty mieszkaniowej. Prowadzenie tego typu księgowości jest ważne zarówno dla zarządcy, wspólnoty jako jednostki, ale także dla każdego mieszkańca z osobna. Dlatego rozliczenia powinny być przedstawiane przejrzyście i transparentnie.
Profesjonalne firmy zajmujące się administracją i zarządzaniem nieruchomościami, mające własny wewnętrzny dział księgowości, coraz częściej wdrażają innowacyjne technologie informatyczne mające na celu optymalizację ich codziennej pracy. System „Lokale” oferuje całkowitą automatyzację procesu naliczania zaliczek i późniejszego ich podsumowania na podstawie faktycznie poniesionych kosztów. Istotne jest to, że naliczanie i rozliczanie wpłat odbywa się według dowolnych algorytmów.
Posiada on własną, w dużym stopniu zautomatyzowaną część księgową. Generuje niezbędne raporty, zestawienia i sprawozdania finansowe, a wszystkie przygotowane wydruki są czytelne i co ważne, zarządca sam może zmieniać ich wygląd i dostosowywać do swoich potrzeb. Jest on jednym z nielicznych systemów posiadających możliwość dowolnego konfigurowania rozliczeń. Dodatkowo przechowuje pełną ewidencję danych o mieszkańcach, budynkach, urządzeniach pomiarowych wraz z całkowitą historią odczytów, różnych zgłoszeniach oraz dowolne informacje dodatkowe podzielone na definiowalne kategorie takie jak np. umowy czy uchwały.

Nieraz zastanawiamy się i kalkulujemy w głowie ile w danym miesiącu będziemy musieli dopłacić do wody, albo ile zwrotu otrzymamy za centralne ogrzewanie. Teraz zarządca może udostępniać nam takie informacje w sieci, dzięki czemu każdy mieszkaniec danej wspólnoty może na bieżąco kontrolować wszystkie ponoszone koszty.

„LokaleNet”

Usługa ta powiązana jest z  systemem „Lokale” i umożliwia mieszkańcom przeglądanie za pośrednictwem Internetu wybranych danych o swoim mieszkaniu. Każdy mieszkaniec dostaje od nas identyfikator i hasło, umożliwiające zalogowanie się do systemu. Po zalogowaniu mieszkańcy mogą sprawdzić swoje saldo opłat, mają informację o wielkości obowiązującej ich zaliczki, ostatnim rozliczeniu. Mogą również sprawdzić stan ostatnich odczytów wodomierzy i ciepłomierzy oraz pobrać udostępnione przez nas dokumenty np. sprawozdania finansowe. Wybrana grupa osób, np. Zarząd wspólnoty, może widzieć wszystkie koszty zarejestrowane w systemie, zaległości i nadpłaty pozostałych członków wspólnoty oraz etapy procesu windykacji należności dłużników. – mówi Tomasz Greń, krakowski zarządca i administrator nieruchomości.
Rozwój techniki spowodował, że poszukiwania informacji rozpoczynamy właśnie w Internecie. Dlatego zarządcy coraz częściej inwestują w systemy internetowe dla swoich wspólnot. Jest to dla mieszkańców wygodne, daje możliwość łatwego dostępu i przejrzystego podglądu danych. Takie ułatwienia podnoszą komfort mieszkania i świadczą o dojrzałym podejściu zarządcy do wykonywanej pracy.
System zarządzania wspólnotami może też być uzupełniony o funkcję intranetu, co ułatwia komunikację z mieszkańcami wspólnot.
Jako zarządca cenię sobie łatwość porozumiewania się. Dzięki systemowi mogę na bieżąco informować mieszkańców o tym, co dzieje się w ich wspólnocie. Wiadomości wysyłane w ten sposób docierają w szybszym tempie niż te, tradycyjnie wysyłane przez nas pocztą. Dzięki dobrej komunikacji budujemy zaufanie naszych klientów. – mówi Tomasz Greń.
W prosty sposób za pomocą systemu można przesłać informację do mieszkańców, a także dodać do niej załączniki. System umożliwia komunikację dwustronną, a więc i mieszkańcy za jego pośrednictwem mogą przesłać informację do zarządcy.

System wciąż się rozwija dzięki sugestiom użytkowników, co sprawia, że staje się coraz bardziej funkcjonalny i przyjazny. Wielu zarządców posiada już tego typu oprogramowanie, lecz zazwyczaj jest to tylko podstawowy moduł służący im wewnętrznie. Miejmy nadzieję, że sukcesywnie coraz większa liczba administratorów będzie inwestowała w tego typu narzędzia internetowe. W znacznym stopniu ułatwi to komunikację i pozwoli na udogodnienia w funkcjonowaniu wspólnoty.

Źródło: budnet.pl