Książka obiektu budowlanego powinna mieć format A-4, ponumerowane oraz zabezpieczone przed wyrwaniem lub uszkodzeniem strony. Wpisuje się do niej informacje o:

• adresie budynku, imionach i nazwiskach właścicieli i zarządcy lub członków zarządu, a także personalia nowego właściciela lokalu, zarządcy lub członków zarządu,
• numerze i dacie sporządzenia protokołu odbioru budynku,
• nazwie organu, który wydał pozwolenie na użytkowanie budynku, oraz numerze i dacie wydania tego pozwolenia,
• danych ogólnych budynku wraz z wykazem dokumentacji technicznej,
• planie sytuacyjnym budynku z zaznaczonymi granicami nieruchomości, a także określającymi miejsca przyłączenia budynku do sieci uzbrojenia terenu, urządzeń odcinających dopływ mediów dostarczanych sieciš, protokole okresowych kontroli oraz badań instalacji w budynku oraz przewodów kominowych.

  Wszystkie informacje wpisuje właściciel, zarząd lub zarządca (ewentualnie osoba przez nich upoważniona). Kwestie te reguluje rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 19 pazdziernika 1998 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. nr 135, poz. 882), które zawiera również jej wzór.

  Gdy budynek nie posiada dokumentacji lub jest ona nieaktualna, zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd, mają obowiązek podjąć czynności zmierzające do opracowania lub aktualizacji tej dokumentacji i do znalezienia wykonawcy takiej dokumentacji, zawarcia z nim umowy, nadzorowania jego pracy, a potem zapłacenia za jej wykonanie.

  Za sporządzenie dokumentacji płaci właściciel, do którego wcześniej należał budynek, jeśli w chwili jej opracowywania posiada w tym budynku, chociaż jedno mieszkanie (chyba, że wspólnota postanowi inaczej). Najczęściej jest nim gmina lub firma. Oczywiście może zdarzyć się, że właściciel odmówi zapłacenia za dokumentację. Wówczas wspólnota ma prawo wystąpić przeciwko niemu do sądu, ale także właściciel może zaskarżyć do sądu uchwałę właścicieli lokali obciążajšcš go tymi kosztami, np. gdy uważa, że są one zbyt wysokie.

  Wszyscy właściciele pokryją w ułamkowych częściach każdy koszt dokumentacji technicznej, jeżeli zostanie sprzedany ostatni lokal należący do dawnego właściciela budynku.

  Właściciel ustanawiający odrębną własność lokalu musi do umowy o ustanowienie odrębnej własności lokalu dołączyć plan graficzny, który składa się z rzutu odpowiedniego poziomu budynku, na którym znajduje się lokal, a jeżeli pomieszczenia przynależne są na innych poziomach, to z ich rzutu, z zaznaczonymi pomieszczeniami przynależnymi do lokalu. Gdy pomieszczenie przynależne jest położone poza budynkiem mieszkalnym, trzeba dołączyć wyrys z operatu ewidencyjnego z zaznaczeniem tego pomieszczenia. Są to obowiązkowe załączniki do aktu notarialnego.