Aktualności
Elektroniczna obsługa obiegu dokumentów
W każdej firmie mamy do czynienia z dokumentami przychodzącymi, wychodzącymi oraz dokumentami wewnętrznymi. Dokumenty dotyczące rodzaju spraw, przekazywane są z rąk do rąk, z działu do działu. Papier krąży po firmie, często bez nadzoru, trudno ustalić u kogo aktualnie się znajduje dane pismo, nie wiadomo kto za nie odpowiada, nie wiadomo gdzie utknęła sprawa i kiedy będzie załatwiona.
Trudności te rozwiązuje zastosowanie informatycznego systemu obiegu dokumentów wspierającego funkcjonowanie kancelarii, sekretariatów, recepcji oraz jednostek organizacyjnych w firmie. Wdrożenie takiego informatycznego systemu obiegu dokumentów zostało przeprowadzone w pierwszej połowie tego roku w jednej z firm z branży obsługującej nieruchomości. Obecnie pracownicy tej firmy korzystający z systemu nie wyobrażają sobie pracy biurowej bez tego narzędzia. Wszystko jest uporządkowane, wiadomo na jakim etapie realizacji jest dana sprawa, wiadomo kto ją w danym momencie prowadzi. Żaden z dokumentów nie ginie. Pracownicy mają jasno sprecyzowane zadania do wykonania, a kadra zarządzająca dokładnie wie, w którym miejscu są wolne "moce przerobowe". Zastosowanie informatycznego systemu obiegu dokumentów zmniejsza koszty pracy i zwiększa jej efektywność, przy równoczesnym podniesieniu komfortu pracy, jednym słowem usprawnia funkcjonowanie firmy.
Od e-faktur nie ma odwrotu
Sposobem na zmniejszanie kosztów jest zamiana faktur papierowych na elektroniczne. Przyjmując nawet najbardziej rygorystyczne przepisy dotyczące wystawiania i dostarczania e-faktur należy stwierdzić, że forma elektroniczna zawsze będzie tańsza od papierowej, niezależnie od ilości przesyłanych lub otrzymywanych dokumentów. Eksperci policzyli, że stosując faktury elektroniczne polscy przedsiębiorcy mogliby zaoszczędzić 70% kosztów jakie ponoszą na obsługę faktur papierowych. W obecnych czasach, gdy każde biuro wyposażone jest w komputer i dostęp do Internetu, wystawianie, przesłanie i archiwizacja elektronicznego dokumentu jest bardzo prosta. Co ważne, przy zastosowaniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów, dekretowanie i opisywanie faktury elektronicznej zawsze będzie szybsze i wydajniejsze niż faktury papierowej. W dzisiejszych czasach, gdy większość Polaków posiada dostęp do Internetu, komunikacja elektroniczna z klientem, kontrahentem, lokatorem czy najemcą jest zdecydowanie prostsza i szybsza. Tak więc od elektronicznej komunikacji nie ma odwrotu.
Rafał Utecht - Business Development Manager w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A.
e-mail: rafal.utecht@kir.com.pl
Od e-faktur nie ma odwrotu
Sposobem na zmniejszanie kosztów jest zamiana faktur papierowych na elektroniczne. Przyjmując nawet najbardziej rygorystyczne przepisy dotyczące wystawiania i dostarczania e-faktur należy stwierdzić, że forma elektroniczna zawsze będzie tańsza od papierowej, niezależnie od ilości przesyłanych lub otrzymywanych dokumentów. Eksperci policzyli, że stosując faktury elektroniczne polscy przedsiębiorcy mogliby zaoszczędzić 70% kosztów jakie ponoszą na obsługę faktur papierowych. W obecnych czasach, gdy każde biuro wyposażone jest w komputer i dostęp do Internetu, wystawianie, przesłanie i archiwizacja elektronicznego dokumentu jest bardzo prosta. Co ważne, przy zastosowaniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów, dekretowanie i opisywanie faktury elektronicznej zawsze będzie szybsze i wydajniejsze niż faktury papierowej. W dzisiejszych czasach, gdy większość Polaków posiada dostęp do Internetu, komunikacja elektroniczna z klientem, kontrahentem, lokatorem czy najemcą jest zdecydowanie prostsza i szybsza. Tak więc od elektronicznej komunikacji nie ma odwrotu.
Rafał Utecht - Business Development Manager w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A.
e-mail: rafal.utecht@kir.com.pl
dodaj komentarz
śledź artykuł
Portal Zarządzania Nieruchomościami www.zarzadcy.com.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść powyższych
komentarzy - są one niezależnymi opiniami czytelników Serwisu.
Redakcja zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy zawierających: wulgaryzmy, treści rasistowskie, treści nie związane z tematem, linki, reklamy, "trolling", obrażające innych czytelników i instytucje.
Czytelnik ponosi odpowiedzialność za treść wypowiedzi i zobowiązuje się do nie wprowadzania do systemu wypowiedzi niezgodnych z Polskim Prawem i normami obyczajowymi.
Jeżeli którykolwiek z postów na forum łamie zasady, zawiadom nas o tym. Jeżeli na stronie widzisz błąd, napisz do nas.
Redakcja zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy zawierających: wulgaryzmy, treści rasistowskie, treści nie związane z tematem, linki, reklamy, "trolling", obrażające innych czytelników i instytucje.
Czytelnik ponosi odpowiedzialność za treść wypowiedzi i zobowiązuje się do nie wprowadzania do systemu wypowiedzi niezgodnych z Polskim Prawem i normami obyczajowymi.
Jeżeli którykolwiek z postów na forum łamie zasady, zawiadom nas o tym. Jeżeli na stronie widzisz błąd, napisz do nas.
